Hvorfor åpen kommunikasjon er vanskeligere enn de fleste tror

De fleste organisasjoner mener at de har god kommunikasjon.

Likevel opplever mange ledere og medarbeidere at viktige ting ikke blir sagt. Misforståelser oppstår. Konflikter får vokse. Beslutninger blir uklare. Frustrasjoner diskuteres ved kaffemaskinen i stedet for i møterommet.

Problemet er sjelden mangel på kommunikasjon.

Problemet er ofte mangel på åpen kommunikasjon.

Når høflighet blir et problem

Etter å ha jobbet med organisasjoner i både Norge og Nederland har jeg lagt merke til en interessant forskjell.

Nederlandere er ofte mer direkte. De sier hva de mener. De stiller spørsmål. De utfordrer beslutninger. Noen ganger kan det oppleves som konfronterende.

Nordmenn er ofte mer forsiktige. Man ønsker å være hyggelig. Ikke skape konflikt. Ikke tråkke noen på tærne.

Begge tilnærmingene har sine styrker.

Men begge har også sine utfordringer.

For mye direkte kommunikasjon kan skape motstand og konflikter. For lite åpenhet kan føre til at viktige problemer aldri kommer på bordet.

I begge tilfeller taper organisasjonen.

De dyreste problemene er ofte de som aldri blir sagt høyt

I mange virksomheter vet medarbeiderne allerede hva som ikke fungerer.

De vet hvilke prosesser som skaper frustrasjon.

De vet hvilke kunder som er misfornøyde.

De vet hvilke beslutninger som ikke fungerer i praksis.

Likevel blir informasjonen ofte værende hos enkeltpersoner.

Ikke fordi folk ikke bryr seg.

Men fordi de er usikre på hvordan de skal si det.

Eller fordi kulturen ikke oppleves trygg nok.

Resultatet er at ledelsen mister verdifull innsikt, mens små problemer får utvikle seg til store problemer.

En sterk tilbakemeldingskultur handler om trygghet

Mange tror at åpen kommunikasjon handler om å si akkurat det man mener.

Det gjør det ikke.

Åpen kommunikasjon handler om å kunne være ærlig uten å skape unødvendige konflikter.

Det handler om å kunne gi tilbakemeldinger som faktisk blir tatt imot.

Det handler om å kunne være uenig uten at samarbeidet bryter sammen.

Og det handler om å kunne innrømme feil uten å frykte konsekvensene.

Når mennesker føler seg trygge, deler de mer kunnskap, flere ideer og flere bekymringer.

Det gjør teamet sterkere.

God kommunikasjon påvirker også omdømmet

Intern kommunikasjon og ekstern kommunikasjon henger tett sammen.

Organisasjoner som sliter med intern åpenhet, opplever ofte de samme utfordringene utad.

Budskap blir uklare.

Ansvar blir uklart.

Historier blir ikke delt.

Kunnskap forblir usynlig.

Når team kommuniserer godt internt, blir det også enklere å bygge tillit hos kunder, samarbeidspartnere og media.

Åpen kommunikasjon kan trenes

Det er lett å tenke at kommunikasjon handler om personlighet.

At noen er naturlig flinke, mens andre ikke er det.

Vår erfaring er at dette sjelden stemmer.

Kommunikasjon er en ferdighet.

Og ferdigheter kan trenes.

Gjennom praktiske øvelser, refleksjon og konkrete verktøy kan team lære å gi bedre tilbakemeldinger, håndtere uenighet på en konstruktiv måte og skape en kultur hvor mennesker tør å bidra med sine perspektiver.

Det er nettopp dette vi jobber med i treningen Åpen kommunikasjon for bedre teamarbeid.

Hvordan vet du om teamet ditt kommuniserer godt nok?

Hvis viktige ting sjelden diskuteres åpent, hvis misforståelser oppstår ofte, eller hvis medarbeidere kvier seg for å gi ærlige tilbakemeldinger, kan det være på tide å investere i kommunikasjonen.

Sterke team oppstår ikke tilfeldig. De bygges gjennom tillit, tydelige forventninger og en kultur hvor mennesker tør å si det som må sies.

NyhetsAkademiet tilbyr praktisk teamtrening innen åpen kommunikasjon, tilbakemeldingskultur og samarbeid. Treningen tilpasses virksomhetens hverdag og utfordringer, og gir deltakerne konkrete verktøy som kan tas i bruk umiddelbart.

Ta kontakt dersom du ønsker en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe teamet ditt med å kommunisere tydeligere, samarbeide bedre og skape bedre resultater. casper@nyhetsakademiet.no